Persónuvernd og skilmálar

Í þessari stefnu er skýrt hvernig persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar þegar þú heimsækir þjónustuna, stofnar aðgang, notar þjónustugátt, sendir inn eða heldur utan um verkbeiðnir, hefur samskipti í gegnum þjónustuna eða tengir utanaðkomandi þjónustu. Fyrirtæki sem notar Bases ákveður almennt í hvaða skyni og með hvaða hætti gögn um viðskiptavini þess og verkbeiðnir eru notuð; Bases vinnur þau gögn til að reka þjónustuna fyrir fyrirtækið. Bases er ábyrgt fyrir gögnum sem notuð eru vegna aðganga á vettvanginum, öryggis, reksturs, aðstoðar og valfrjálsra tenginga, þar sem Bases ákveður vinnslutilganginn. Ábyrgðaraðili er ID lausnir ehf. Hægt er að hafa samband á hello@bases.is.

Eftir því hvernig þú notar þjónustuna geta upplýsingarnar meðal annars verið:

• upplýsingar um þig og tengiliðaupplýsingar, þar á meðal nafn, kennitala, tölvupóstur og símanúmer;
• upplýsingar um aðgang, hvaða fyrirtæki þú tilheyrir, hlutverk, heimildir, staðfestingu og innskráningu;
• verkbeiðnir, lýsingar, staðsetningar, skilaboð, skrár, myndir, tilboð, samþykki, tímasetningar, útgjöld og tengdar skráningar;
• heiti dagatalsviðburða, lýsingar, tímasetningar, staða, þátttakendur þar sem þeir eru gefnir upp, og auðkenni til samstillingar;
• þegar þú tengir Gmail: tölvupósthausar og -efni, sendendur, viðtakendur, dagsetningar, merki, auðkenni skilaboða og þræði, lýsigögn viðhengja og viðhengi að því marki sem þarf til að finna og vinna kvittanir;
• upplýsingar sem unnar eru úr kvittunum, svo sem heiti seljanda, dagsetning, upphæð, gjaldmiðill, virðisaukaskattur, kvittunar- eða reikningsnúmer og flokkun;
• tækni- og öryggisupplýsingar, svo sem tímastimplar, upplýsingar um vafra, nauðsynlegar vefkökur, IP-tölur í rekstrarskrám og villuupplýsingar.

Við fáum upplýsingar frá þér, frá notendum með heimild innan fyrirtækisins þíns, frá viðskiptavinum sem senda inn beiðnir, við venjulega notkun þjónustunnar og frá tengingum sem þú velur að setja upp. Við notum þær til að staðfesta notendur, halda aðgangsstýringum, reka þjónustugáttir, afgreiða verkbeiðnir og tilboð, halda utan um dagskrá og samskipti, samstilla dagatöl, leita að og sía tölvupóst sem líklegt er að innihaldi kvittanir, vinna úr og flytja valdar kvittanir í útgjaldaskráningu, senda tilkynningar um þjónustuna, aðstoða notendur, greina villur, verja þjónustuna, fara að lögum og halda uppi eða verjast lagalegum kröfum.

Þar sem GDPR eða sambærileg lög gilda getur vinnslan byggst á framkvæmd samnings eða aðgerðum sem óskað er eftir áður en samningur er gerður, á því að fara að lagaskyldum, á lögmætum hagsmunum af rekstri og öryggi þjónustunnar, og á samþykki þar sem sérstaklega er óskað eftir því. Þú getur afturkallað samþykki hvenær sem er, án þess að það hafi áhrif á vinnslu sem þegar hefur farið fram með lögmætum hætti.

Google-innskráning veitir staðfestar grunnupplýsingar um aðganginn, svo sem nafn, tölvupóst og auðkenni Google-aðgangsins, til að staðfesta hver þú ert. Aðgangur að Gmail og Google Calendar er sérstakur, valfrjáls og aðeins virkjaður með samþykki þínu í OAuth-heimildarferli Google.

Gmail með lesaðgangi. Ef þú tengir Gmail notar þjónustan https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly-heimildina til að skoða, leita í og sía skilaboð í Gmail-aðgangnum þínum sem líklegt er að innihaldi kvittanir. Til þess getur þjónustan lesið tölvupósthausa, sendanda, viðtakendur, dagsetningar, efni skilaboða, merki, auðkenni skilaboða og þræði, lýsigögn viðhengja og viðhengi. Gögnin eru aðeins notuð til að bera kennsl á kvittanir, draga úr þeim viðeigandi útgjaldaupplýsingar og gera þér kleift að skoða og flytja kvittanir í þjónustuna. Heimildin er eingöngu til lestrar: Bases getur ekki sent, breytt eða eytt tölvupósti, drögum, merkingum eða stillingum Gmail fyrir þína hönd.

Við varðveitum ekki varanlegt afrit af öllu pósthólfinu þínu. Efni skilaboða sem ekki er skilgreint sem kvittun eða sem þú velur ekki að flytja inn er aðeins unnið eins lengi og þarf til leitar og síunar og er ekki varðveitt sem hluti af útgjaldaskrá þinni. Fyrir kvittanir sem þú velur að flytja inn kunnum við að varðveita auðkenni Gmail-skilaboða og þræði, afrit af kvittun eða viðhengi og þær upplýsingar sem unnar eru úr kvittuninni, svo að við getum sýnt og haldið utan um útgjöldin þín. Innfluttar kvittanir eru aðeins sýnilegar þér og notendum sem hafa viðeigandi heimild að útgjaldagögnum innan fyrirtækisins þíns.

Google Calendar. Þegar þú tengir Google Calendar getur þjónustan lesið þá dagatalsviðburði sem þarf til að sýna dagskrána þína og getur stofnað, uppfært eða eytt viðburðum til að halda verkbeiðnum og dagatalsfærslum í gáttinni samstilltum við tengda dagatalið þitt.

Við kunnum að varðveita Google-tölvupóstinn þinn, dulkóðuð aðgangs- og endurnýjunartákn, veittar heimildir, auðkenni dagatala og viðburða, samstillingartákn og afmarkað afrit af viðburðagögnum sem þarf til samstillingar. Innfluttir einkaviðburðir eru bundnir þeim notanda sem tengdi dagatalið og eru ekki sýnilegir öðrum stjórnendum fyrirtækisins. Sameiginlegir viðburðir í gáttinni eru aðeins sýnilegir notendum með viðeigandi aðgang innan fyrirtækisins.

Gögn Google-notenda, þar á meðal hrá, afleidd og samantekin Gmail-gögn, eru eingöngu notuð til að veita eða bæta þær innskráningar-, kvittana- og dagatalsaðgerðir sem lýst er hér og eru sýnilegar notandanum. Þau eru ekki seld, ekki notuð eða miðluð í auglýsingar, ekki afhent gagnamiðlurum, ekki notuð til að meta lánshæfi eða lánamöguleika og ekki notuð til að búa til, þjálfa eða bæta almenn gervigreindar- eða vélanámslíkön. Starfsfólk, verktakar og aðrir einstaklingar lesa ekki Google-notendagögn nema þú hafir veitt skýrt samþykki fyrir skoðun á tilteknum gögnum vegna aðstoðar, eða þegar það er nauðsynlegt vegna öryggisrannsóknar eða lagaskyldu. Notkun okkar á upplýsingum sem berast frá Google Workspace API fylgir Google API Services User Data Policy, þar á meðal kröfum hennar um afmarkaða notkun.

Innskráning með Apple veitir nafn þitt, tölvupóst og auðkenni Apple-aðgangsins. Ef þú velur að fela tölvupóstinn þinn fáum við aðeins áframsendingarnetfang frá Apple. Innskráning með rafrænum skilríkjum (Kenni) veitir nafn þitt og kennitölu. Þessar upplýsingar eru notaðar til að staðfesta hver þú ert, tengja innskráninguna við aðganginn þinn og, þar sem það á við, staðfesta samþykki tilboða. Þær eru ekki notaðar í öðrum tilgangi.

Farsímaforritið Bases er ætlað starfsmönnum fyrirtækja sem nota þjónustuna. Ekki er hægt að stofna aðgang í forritinu, heldur stofnar fyrirtæki aðgang fyrir starfsmenn sína í vefgáttinni.

Forritið biður aðeins um aðgang að myndavél og myndasafni þegar þú velur að taka mynd eða hengja mynd við verkbeiðni eða skilaboð, og aðeins þær myndir og skrár sem þú velur eru sendar í þjónustuna. Forritið safnar ekki staðsetningu tækisins. Innskráningarupplýsingar eru geymdar í öruggri geymslu tækisins og eyðast við útskráningu.

Í forritinu eru engin greiningar-, auglýsinga- eða rakningartól og upplýsingar úr því eru ekki notaðar til að rekja þig á milli forrita eða vefsvæða annarra fyrirtækja.

Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við kunnum að nýta þjónustuaðila fyrir hýsingu, gagnagrunna, geymslu, innskráningu, tölvupóstsendingar, vöktun og aðra grunnþjónustu sem þarf til að reka þjónustuna. Aðgangur þeirra er afmarkaður við það sem þeir þurfa og háður viðeigandi skilmálum um trúnað og persónuvernd. Google-notendagögnum er aðeins miðlað til þjónustuaðila þegar það er nauðsynlegt til að veita eða bæta þær sýnilegu aðgerðir sem lýst er í þessari stefnu og með samþykki notandans; við öryggisrannsókn; samkvæmt lagaskyldu; eða við samruna, yfirtöku eða sölu eigna eftir að skýrt samþykki notandans hefur fengist. Slíkir þjónustuaðilar mega ekki nota gögnin í eigin tilgangi. Öðrum upplýsingum má einnig miðla þegar þú óskar þess, til að veita þjónustuna, til að rannsaka öryggisatvik, til að ganga frá samruna eða sölu með viðeigandi ráðstöfunum, eða til að fara að lögum. Þegar gögn eru flutt út fyrir EES notum við viðeigandi lagalegan flutningsgrundvöll þar sem þess er krafist.

Við varðveitum gögn um aðganga, fyrirtæki, verkbeiðnir og viðskipti á meðan þeirra er þörf til að veita þjónustuna, standa við samnings- og lagaskyldur, halda rekjanleika, útkljá ágreining og verja lagaleg réttindi. Öryggis- og villuskrár eru varðveittar í afmarkaðan rekstrartíma. Þegar Gmail er aftengt er virkum aðgangs- og endurnýjunartáknum eytt úr virka kerfinu og ný skilaboð eru ekki lengur sótt. Innfluttar kvittanir og útgjaldaskrár sem þú valdir að stofna geta staðið áfram þar til þú eða fyrirtækið þitt eyðir þeim eða biður um eyðingu, nema varðveisla sé nauðsynleg vegna laga eða lagalegra krafna. Þegar Google Calendar er aftengt er virka tengingartákninu og afriti innfluttra einkaviðburða eytt úr virka kerfinu. Viðburðir sem þegar hafa verið skrifaðir í Google Calendar geta staðið þar áfram þar til þú eyðir þeim eða tiltekin samstilling fjarlægir þá. Afrit í öryggisafritum falla úr gildi með venjulegri hringrás öryggisafrita.

Við notum eðlilegar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir, þar á meðal aðskilnað milli fyrirtækja, aðgangsstýringar eftir hlutverki, dulkóðaðar nettengingar, verndaðar setuvefkökur, einátta hakkun lykilorða og dulkóðun á viðkvæmum tengingartáknum. Ekkert kerfi er algjörlega áhættulaust og notendur ættu að tilkynna tafarlaust um ætlaðan óheimilan aðgang.

Þjónustan notar vefkökur og staðbundna vafrageymslu sem eru nauðsynlegar fyrir örugga innskráningu, vernd OAuth-ferlisins, valdar stillingar í viðmótinu og grunnvirkni. Þessi tækni er ekki notuð í markaðssetningu sem byggir á hegðun.

Eftir því hvaða lög gilda getur þú átt rétt á að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum, láta leiðrétta þær, eyða þeim, takmarka vinnslu þeirra eða flytja þær, og til að andmæla tiltekinni vinnslu. Þú getur eytt aðganginum þínum undir „Mín síða“ á bases.is/min-sida. Við eyðingu eru nafn, tölvupóstur, kennitala og allar innskráningarleiðir fjarlægð. Færslur sem tilheyra fyrirtækinu, svo sem verkbeiðnir, tímaskráningar og reikningar, standa áfram en eru ekki lengur tengdar þér, meðal annars vegna bókhaldsskyldu. Þú getur aftengt Gmail og Google Calendar í tengistillingum þjónustunnar og einnig afturkallað aðgang Bases í öryggisstillingum Google-aðgangsins þíns. Aftenging stöðvar nýjan aðgang að Google-gögnum en eyðir ekki sjálfkrafa útgjaldaskrám eða kvittunum sem þú hefur þegar flutt inn; þú getur eytt þeim í þjónustunni eða óskað eftir eyðingu. Beiðnir má senda á hello@bases.is. Við kunnum að þurfa að staðfesta hver þú ert og gætum vísað beiðnum sem varða gögn í umsjón fyrirtækis til þess fyrirtækis.

Þjónustan er ætluð starfsmönnum með heimild og viðskiptavinum sem geta notað hana með lögmætum hætti. Forsjáraðilar bera ábyrgð þar sem notkun ólögráða einstaklings er heimiluð. Þú getur byrjað á að hafa samband við okkur og getur einnig lagt fram kæru til Persónuverndar eða annars lögbærs eftirlitsaðila. Við kunnum að uppfæra stefnuna vegna laga, öryggis, reksturs eða breytinga á virkni; gildandi útgáfa og dagsetning verða áfram tiltækar hér.

Með því að opna eða nota þjónustuna samþykkir þú þessa skilmála. Ef þú notar hana fyrir fyrirtæki staðfestir þú að þú hafir heimild til þess. Notaðu ekki þjónustuna ef þú samþykkir þá ekki. Þessir skilmálar fella ekki úr gildi ófrávíkjanleg réttindi neytenda eða réttindi samkvæmt lögum.

Þú skalt gefa réttar upplýsingar um aðganginn, vernda innskráningarleiðir þínar, nota aðeins þann aðgang sem þér er veittur og tilkynna okkur tafarlaust um ætlaða misnotkun. Aðgangur ræðst af því hvaða fyrirtæki þú tilheyrir, aðgangi viðskiptavina, hlutverkum og heimildum. Þú mátt ekki þykjast vera annar einstaklingur eða deila aðgangi á hátt sem fer fram hjá þessum stýringum.

Bases leggur til hugbúnaðarvettvanginn. Hvert fyrirtæki er ábyrgt fyrir þjónustunni sem það býður, samskiptum við sína viðskiptavini, athöfnum starfsmanna, verklýsingum, tilboðum, verðum, tímasetningum, reikningum og lagaskyldum. Nema sérstaklega sé um annað samið er Bases ekki aðili að samningi milli fyrirtækis og viðskiptavinar þess og tryggir ekki að verk verði samþykkt, unnið eða greitt.

Þú ert ábyrgur fyrir lögmæti og réttmæti efnis sem þú sendir inn og fyrir þeim heimildum sem því fylgja, þar á meðal persónuupplýsingum um aðra. Þú heldur eignarhaldi á efninu þínu og veitir Bases afmarkaðan rétt til að hýsa, afrita, vinna og birta það, eingöngu eftir því sem þarf til að reka og verja þjónustuna og veita hana notendum með heimild.

Tilboð, verð, kostnaðaráætlanir og tímasetningar byggja á upplýsingum frá fyrirtækjum og notendum. Bindandi gildi þeirra ræðst af orðalagi þeirra, samningi aðila og gildandi lögum. Dagatalsfærsla er ekki í sjálfu sér trygging fyrir því að viðkomandi komi, afhendi eða skili verki. Notendur ættu að staðfesta mikilvægar dagsetningar, fjárhæðir og skráningar við það fyrirtæki sem á í hlut.

Tengingar við þriðju aðila, þar á meðal Gmail og Google Calendar, eru valfrjálsar og lúta einnig skilmálum viðkomandi þjónustuaðila. Þú verður að hafa heimild til að tengja aðgang. Samstilling getur tafist, tvöfaldast eða brugðist tímabundið vegna nettengingar, útrunninnar heimildar, breytinga hjá þjónustuaðila eða þjónusturofs. Staðfestu mikilvægar dagatalsfærslur í viðkomandi kerfi. Gmail-tengingin veitir Bases aðeins lesaðgang og veitir ekki heimild til að senda, breyta eða eyða tölvupósti. Sjálfvirk leit, síun og útdráttur upplýsinga getur misst af kvittunum, ranglega flokkað skilaboð eða lesið fjárhæðir, dagsetningar, skatta eða aðrar upplýsingar rangt. Þú berð ábyrgð á að yfirfara innfluttar kvittanir og útgjaldaskrár, bera þær saman við frumgögnin í Gmail og leiðrétta villur áður en gögnin eru notuð í bókhaldi, skattskilum, endurgreiðslum eða öðrum mikilvægum tilgangi. Bases veitir ekki bókhalds-, skatta- eða lögfræðiráðgjöf með þessari virkni. Bases er ekki ábyrgt fyrir aðgengi eða ákvörðunum óháðra þjónustuaðila, en við erum áfram ábyrg fyrir því að bregðast við bilunum í okkar eigin þjónustu eins og lög krefjast.

Þú mátt ekki nota þjónustuna með ólögmætum hætti eða í sviksamlegum tilgangi; brjóta gegn einkalífi, trúnaði, hugverkarétti eða öðrum réttindum; fara fram hjá aðgangsstýringum; sækja gögn annars fyrirtækis; hlaða upp skaðlegum kóða; valda röskun eða ofhlaða þjónustuna; framkvæma óheimilar öryggisprófanir; endurselja eða afrita þjónustuna til að búa til samkeppnisvöru; eða senda inn efni sem þú hefur ekki rétt til að vinna eða deila.

Hugbúnaður, hönnun, vörumerki, skjölun og efni vettvangsins eru vernduð af hugverkarétti. Með þessum skilmálum fær þú afmarkaðan, afturkræfan og óframseljanlegan rétt til að nota þjónustuna. Engin eignarréttindi færast yfir nema um það sé samið skriflega.

Við leggjum okkur fram um að veita örugga og áreiðanlega þjónustu en lofum ekki órofnum eða villulausum rekstri. Við kunnum að framkvæma viðhald, setja inn öryggisuppfærslur, breyta virkni eða takmarka hluta þjónustunnar tímabundið. Þar sem það er hægt munum við tilkynna með eðlilegum fyrirvara um verulegt fyrirhugað þjónusturof.

Þjónustan er veitt „eins og hún er tiltæk“ að því marki sem lög heimila. Notendur eru áfram ábyrgir fyrir sínum ákvörðunum, lögmætri skráningu, viðeigandi afritum og staðfestingu mikilvægra upplýsinga. Að því marki sem ófrávíkjanleg íslensk lög heimila er Bases ekki ábyrgt fyrir óbeinu eða afleiddu tjóni, tjóni sem verður vegna ónákvæmra gagna frá notanda, óheimilar notkunar á aðgangi, gagnataps sem hægt var að koma í veg fyrir, netbilana eða óháðrar þjónustu þriðju aðila. Ekkert hér útilokar ábyrgð sem ekki er unnt að útiloka með lögum, þar á meðal ábyrgð vegna ásetnings, stórkostlegs gáleysis, svika eða líkamstjóns.

Aðgangur getur verið takmarkaður eða honum lokað vegna öryggisáhættu, ætlaðrar misnotkunar, verulegs brots, lagaskyldu, vanskila þar sem það á við, eða þegar sambandi við fyrirtæki eða notanda lýkur. Þar sem aðstæður leyfa verður gefinn kostur á að skýra málið eða bæta úr því. Tilteknar upplýsingar geta verið varðveittar eftir uppsögn þar sem það er nauðsynlegt vegna laga, uppgjörs, öryggis eða lagalegra krafna.

Við kunnum að uppfæra þessa skilmála vegna laga, öryggis, reksturs eða breytinga á virkni. Verulegar breytingar verða tilkynntar þegar þess er krafist. Íslensk lög gilda um þessa skilmála, með fyrirvara um ófrávíkjanleg réttindi neytenda. Aðilar skulu fyrst leitast við að útkljá ágreining án málshöfðunar; að öðrum kosti eiga íslenskir dómstólar lögsögu samkvæmt almennum varnarþingsreglum. Þjónustan er rekin af ID lausnir ehf. Spurningum og tilkynningum má koma á hello@bases.is.